Wysyłka PIT-11 drogą elektroniczną do pracownika
Wysyłka PIT-11 do pracownika drogą elektroniczną bardzo upraszcza komunikację. To wygodny sposób na dostarczanie korespondencji, nie tylko kadrowej. Oszczędza czas i ogranicza koszty pracodawcy. W 2023 roku wysyłka PIT-11 mailem, czy drogą elektroniczną nikogo nie dziwi. Wielu przedsiębiorców zastanawia się jednak, czy taka forma doręczenia dokumentu jest właściwa. To na nich bowiem spoczywa obowiązek dostarczenia rozliczenia podatkowego do pracownika. Deklarację za rok poprzedni należy dostarczyć do ostatniego dnia lutego. Czy można wysłać PIT-11 mailem? Jakie są właściwe formy jego doręczenia? Co pracodawca powinien wiedzieć? Poniżej odpowiedzi na nurtujące Was pytania.
Jak w 2024 roku wysłać PIT-11 do pracownika drogą elektroniczną?
Zbliża się coroczny okres rozliczeń podatkowych. Dotyczy on w pierwszej kolejności przedsiębiorców. To oni bowiem obowiązani są dostarczyć pracownikom PIT-11. Obowiązek ten nakłada art. 39 ust. 1 oraz art. 42 ust. 2 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Przepisy sformułowane są dość ogólnikowo. Tyczą się głównie obowiązku w zakresie wzornictwa dokumentu. Nie określają jednak zasad przekazywania pracownikom rozliczenia. Nie dziwią zatem wątpliwości pracodawców, co do sposobów doręczenia PIT-11 pracownikowi. A tych jest kilka. Są to ogólnie przyjęte sposoby:
- wysyłka listem poleconym na korespondencyjny adres pracownika;
- umieszczenie PIT-11 na zamkniętej elektronicznej platformie firmowej;
- wysyłka PIT-11 mailem.
Art. 42g ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Termin przesyłania rocznych obliczeń podatku i informacji urzędowi skarbowemu i płatnikowi:
1. Płatnicy oraz podmioty, o których mowa w art. 42a, przesyłają roczne obliczenie podatku, o którym mowa w art. 34 ust. 7, oraz informacje, o których mowa w art. 34 ust. 8, art. 35 ust. 6, art. 39 ust. 1 i 3, art. 42 ust. 2 pkt 1, art. 42a ust. 1 oraz art. 42e ust. 6:
1) urzędowi skarbowemu — w terminie do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym;
2) podatnikowi — w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym.
2. W przypadku zaprzestania prowadzenia działalności przed upływem terminów, o których mowa w ust. 1, obowiązek przesłania rocznego obliczenia podatku oraz informacji, o których mowa w ust. 1, jest wykonywany nie później niż w dniu zaprzestania prowadzenia działalności.
Wysyłka PIT-11 pocztą
Wysyłka PIT-11 do pracownika tradycyjną drogą to sposób funkcjonujący poprawnie od lat. Sprawdza się on jednak tylko w przypadku małych firm, zatrudniających kilku pracowników. Trudno sobie bowiem wyobrazić setki kopert, które musi przygotować dział kadr. Kłopotliwa jest także wysyłka takiej ilości korespondencji. Trudno się zatem dziwić, że wysyłka PIT-11 pocztą to sposób odchodzący do lamusa. Zwłaszcza że w każdej już firmie komputer z dostępem do Internetu jest normą.
Udostępnienie PIT-11 dla pracownika na firmowej platformie
Udostępnienie PIT-11 dla pracownika możliwe jest też za pośrednictwem firmowej platformy komunikacyjnej. To popularne rozwiązanie w dużych firmach i korporacjach. W Intranecie umieszczane są wszelkie dokumenty. Stanowi on dla nich platformę obiegową. Pracownik jest tego świadom. Najczęściej informowany jest o tym już przy podpisywaniu umowy o pracę. Odpowiednie zapisy znajdują się w regulaminach i samych umowach. Na pracowniku spoczywa wtedy obowiązek pobrania dokumentu z wewnętrznej sieci firmowej. To wygodny sposób na dostarczenie PIT-11 pracownikowi. Nie wymaga przy tym żadnych dodatkowych zgód. Przyjmuje się, że tak udostępniony elektronicznie dokument spełnia wymogi doręczenia.
Wysyłka PIT-11 do pracownika mailem
Wysyłka PIT-11 do pracownika mailem to wygodny sposób dla małych i średnich pracodawców. Nie wymaga większych nakładów czasowych. Co za tym idzie, rodzi oszczędności. Wysyłka PIT-11 na maila wymaga jednak pewnych przygotowań. Chodzi o pisemną zgodę na wysłanie PIT-11 drogą elektroniczną. Przy okazji uzyskania takiej zgody istotne jest wskazanie przez pracownika aktualnego adresu mailowego.
Zgoda na przesłanie do pracownika pit-11 drogą elektroniczną i mailem — pobierz wzór
Wzór dokumentu – zgoda na wysłanie pit 11 drogą elektroniczną
Transkrypt wywiadu na ten temat dla Radia Gdańsk udzielonego przez Agnieszkę Larysę Kubiak
Dominika Raszkiewicz Radio Gdańsk (DR): Czy na takie rozwiązanie pozwala fiskus? Skąd wiadomo, że jest taka możliwość?
Agnieszka Larysa Kubiak (ALK): Tak, rozwiązanie takie jest dopuszczalne. Ciężko natomiast będzie udowodnić pracodawcy wypełnienie ciążących na płatniku obowiązków przekazania pracownikowi PIT-11. Wydano w tej sprawie mnóstwo interpretacji indywidualnych.
DR: Jakie warunki musi spełnić pracodawca, który chciałby wysłać PIT-11 elektronicznie?
ALK: Jest ich kilka:
- Informacja PIT musi być sporządzona wg ustalonego wzoru w nieedytowalnych plikach;
- Pracownik musi wyrazić zgodę na przesłanie w ten sposób PIT-11;
- PIT-11 musi być opatrzony bezpiecznym podpisem elektronicznym przez osobę obliczającą i pobierającą podatek.
DR: Czy pracodawca musi pytać pracownika o pozwolenie na wysłanie PIT-11 drogą elektroniczną?
ALK: Tak. Chcąc spełnić obowiązki zgodnie z treścią art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, należy uprzednio uzyskać zgodę pracownika na elektroniczną formę wysyłki PIT 11.
DR: Czy otrzymanie PIT-11 drogą elektroniczną musi być jakoś przez pracownika potwierdzone? Jeśli tak, to jak dokonać takiego potwierdzenia, by było ono ważne?
ALK: Niektórzy pracodawcy udostępniają platformy pracownicze. Dają one możliwość logowania wyłącznie pracownikowi poprzez udostępniony login i hasło. Pracodawca ma możliwość wygenerowania raportu z logowania pracowników. Potwierdza on dostęp pracownika z datą, godziną otwarcia i pobrania pliku z PIT-11.
Jeśli nie mamy takiej platformy, sugeruję dostarczenie pracownikowi PIT-11 w formie tradycyjnej. Listem poleconym. Dobrym sposobem jest także wysyłka PIT-11 na adres mailowy zatrudnionego. Należy jednak dopilnować, aby każdy pracownik potwierdził w terminie, że dokument otrzymał. Warto wcześniej pozyskać zgody na przesłanie PIT-11 do pracowników mailem. Przy okazji powinni wskazać aktualny adres do korespondencji elektronicznej. To bardzo ważne. Niewywiązanie się pracodawcy z obowiązku przekazania podatnikowi deklaracji stanowi wykroczenie karno-skarbowej. Jest ono zagrożone karą grzywny. Stąd tak ważne jest, aby dopilnować spełnienia wszystkich warunków i wykonać prawidłowo ciążący na pracodawcy obowiązek doręczenia pracownikowi PIT-11.
Agnieszka Larysa Kubiak
Kancelaria Usług Księgowych w Gdańsku
#biurorachunkowegdańsk #księgowagdańsk #doradcapodatkowygdańsk #doradztwopodatkowegdańsk
